1.1 |
Définitions Dans le présent règlement administratif et autre de la Section, sauf indication contraire du contexte, |
1.2 |
Interprétation Dans l’interprétation des présents règlements administratifs, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d’une personnalité morale. |
1.3 |
Sceau de la Section La Section peut avoir son propre sceau « Financial Management Institute of Canada – Capital Chapter Inc » et « Section de la Capitale inc. – Institut de la gestion financière du Canada ». Si un sceau est approuvé par le conseil, le secrétaire de la Section en sera le dépositaire. |
1.4 |
Signature de documents Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de la Section peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de la Section, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un document, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de la Section est conforme à l’original. |
1.5 |
Fin d'exercice La fin de l’exercice de la Section est le 30 juin de chaque année. |
1.6 |
Opérations bancaires
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1.7 |
États financiers annuels La Section peut, au lieu d’envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, publier un avis à l’intention de ses membres indiquant que les états financiers annuels et autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) peuvent être obtenus au siège de la Section et que tout membre peut, sur demande et sans frais en recevoir une copie au siège ou s’en faire envoyer une copie par courrier affranchi. La Section peut, conformément à la Loi et ses règlements, fournir une copie électronique des états financiers annuels et d’autres documents, ainsi que les afficher sur le site Web de la Section. |
1.8 |
Siège social Le siège social de la Section est situé à Ottawa dans la province de l’Ontario. |
2.1 |
Les buts de la Section sont :
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3.1 |
L’adhésion est offerte à toute personne intéressée par la gestion des ressources dans le secteur public et dont la demande d’adhésion a été acceptée par le conseil de la Section. Les catégories de membres sont les suivantes :
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3.2 |
Les membres ordinaires Les membres ordinaires sont les membres qui paient la cotisation individuelle annuelle requise. Cette cotisation peut être payée en leur nom par leur employeur, qui peut bénéficier d’un tarif de groupe. Les membres ordinaires ont le droit de participer aux assemblées de membres et de voter. |
3.3 |
Les membres honoraires Les membres honoraires sont les membres à qui le conseil de la Section ou le conseil d’administration de l’igf*fmi a décerné le titre de membre afin de promouvoir les objectifs de la Section ou de l’igf*fmi. Les membres honoraires ont le droit de participer aux réunions des membres, de voter et de profiter d’autres avantages tel que déterminé par le conseil. |
3.4 |
Les membres étudiants Les membres étudiants doivent être actuellement inscrits dans une institution post secondaire reconnue. Les membres étudiants ont le droit de participer aux réunions des membres et de voter. |
3.5 |
Les membres retraités Les membres retraités ont pris leur retraite, mais souhaitent garder le contact avec la collectivité de la gestion des ressources du secteur public. Les membres retraités ont le droit de participer aux réunions des membres et de voter. |
3.6 |
Les organisations membres Les organisations membres défraient la cotisation annuelle pour les organisations telle que déterminée par le conseil. Elles peuvent ainsi assurer la participation de leurs employés aux activités de l’igf*fmi et de la Section ou profiter d’autres avantages tels que déterminés par la Section. Les organisations membres ont le droit d’envoyer un représentant aux réunions des membres et cette personne a le droit de voter. |
3.7 |
Les membres ne peuvent parler au nom de la Section, signer des documents ou exprimer des opinions au nom de la Section sans en avoir été autorisés par le conseil. |
3.8 |
Tous les membres ont droit de recevoir un avis de convocation aux assemblées des membres. |
4.1 |
Cotisation annuelle
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4.2 |
Cessation de l'adhésion
Conformément aux statuts, lors de la cessation de l’adhésion, les droits du membre, y compris tout droit quant aux biens de la Section, cessent automatiquement d’exister. |
4.3 |
Discipline des membres Le conseil est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de la Section pour les raisons suivantes :
Si le conseil détermine qu’un membre doit être suspendu ou expulsé de la Section, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l’avis reçu. Si le président ne reçoit aucune réponse écrite, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de la Section. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil l’examinera pour en arriver à une décision définitive et il informera le membre de cette décision sans appel dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil est irrévocable et le membre n’a aucun droit d’appel. |
5.1 |
Avis de convocation à l'assemblée de membres Tous les membres habiles à voter reçoivent un avis de convocation à l’assemblée indiquant la date, l’heure et le lieu de celle-ci. Cet avis peut être envoyé selon une des méthodes suivantes :
|
5.2 |
Personnes ayant droit d'être présentes Les seules personnes en droit d’assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l’expert-comptable de la Section ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de la Section. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l’invitation du président de l’assemblée ou par résolution des membres. |
5.3 |
Présidence de l'assemblée Si le président et les vice-présidents du conseil sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l’assemblée choisissent l’un d’entre eux pour présider l’assemblée. |
5.4 |
Quorum Le quorum de chaque assemblée (à moins que la Loi n’exige un nombre plus élevé de membres) est de 5 % des membres habiles à voter à l’assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer. |
5.5 |
Genres d'assemblée Toute assemblée annuelle ou extraordinaire des membres de la Section a lieu à la date, l’heure et le lieu choisis par le Conseil. |
5.6 |
Seules les questions mentionnées dans l’avis de convocation à une assemblée annuelle ou extraordinaire peuvent être traitées lors de ces réunions. |
5.7 |
À chaque assemblée annuelle de la Section, le conseil présente aux membres le rapport annuel, le plus récent rapport annuel de l’expert-comptable est présenté, les administrateurs sont élus, les examinateurs financiers sont désignés, le montant de la cotisation annuelle est ratifié et toute autre question qui peut être dûment soumise à l’assemblée est discutée. |
5.8 |
Tout avis de convocation à une assemblée de membres est publié sur le site Web de la Section et envoyé à la dernière adresse connue (physique ou courriel) de chaque membre inscrite aux dossiers de la Section. Aucune erreur ou omission dans l’avis d’une assemblée annuelle ou générale de membres de la Section ne peut invalider une assemblée ou annuler une décision prise lors de l’assemblée. Tout membre peut en tout temps renoncer à recevoir l’avis de convocation et peut ratifier, approuver et confirmer toutes mesures prises lors de l’assemblée. |
5.9 |
Voix prépondérantes Lors de toute assemblée de membres de la Section, à moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l’assemblée vote une deuxième fois. |
5.10 |
Vote postal des membres absents En vertu de l’article 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre autorisé à voter à une assemblée peut le faire par la poste si la Section a mis en place un système qui permet à la fois :
En vertu du paragraphe 197(1) (Modification des statuts ou des règlements administratifs) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de la Section afin de changer cette méthode selon laquelle les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée sont autorisés à voter. |
5.11 |
Vote par procuration En vertu de l’article 171(1) de la Loi, un membre habile à voter à une assemblée peut voter par procuration en désignant par écrit un fondé de pouvoir et un ou des suppléants, qui n’ont pas à être membre. Ces personnes peuvent assister à l’assemblée et agir selon les modalités de la procuration, sujet aux exigences suivantes :
(v) pour toute question qui pourrait être soulevée, le vote sera fait en conséquence. (iv), seulement si la procuration précise, en caractères gras, comment le fondé de pouvoir doit voter pour chacune des questions ou groupe de questions ; |
5.12 |
Discipline des administrateurs Lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, les membres de la Section peuvent par résolution ordinaire destituer un ou plusieurs administrateurs. |
6.1 |
Sous réserve de la Loi, le Conseil d’administration comprend au moins six (6) et au plus vingt (20) administrateurs. Le Conseil comprend les postes suivants dont le mandat est de deux (2) ans. Le mandat des administrateurs peut être échelonné :
|
6.2 |
Élection et mandat Sous réserve des statuts, les membres élisent les administrateurs à la première assemblée et à chaque assemblée annuelle à laquelle les administrateurs doivent être élus. |
6.3 |
Sous réserve de la Loi, le conseil administre la propriété et les affaires de la Section. Le conseil doit en particulier :
|
6.4 |
Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services à titre d’administrateurs. Les administrateurs peuvent, conformément aux politiques établies par le conseil et sur approbation des fondés de pouvoir, recevoir remboursement des frais raisonnables de participation aux réunions ordinaires et extraordinaires du conseil et des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions. |
6.5 |
Sous réserve de la Loi, chaque administrateur de la Section ou toute autre personne dûment autorisée, qui a accepté ou est en voie d’accepter d’assumer une responsabilité au nom de la Section, sera indemnisé ou dédommagé à même les fonds de la Section ou à même une assurance responsabilité, pourvu qu’il ait agi dans le cadre de l’exécution des devoirs de sa charge et à la condition d’avoir agi en toute bonne foi. |
6.6 |
Les administrateurs et les membres du Comité exécutif doivent s’exclure eux-mêmes lorsqu’une décision pourrait les avantager, directement ou indirectement, ou donner lieu à un conflit d’intérêts apparent. |
7.1 |
Convocation des réunions Le président, les vice-présidents ou deux (2) administrateurs peuvent convoquer une réunion en tout temps. |
7.2 |
Avis de convocation Tous les administrateurs doivent être informés, au moins sept (7) jours avant la réunion, de la date, de l’heure et du lieu de la réunion du Conseil soit par courrier, téléphone, courriel ou autres moyens. Les administrateurs peuvent, par convention unanime, renoncer à cette disposition. Si tous les administrateurs présents y consentent et qu’aucun ne s’y objecte, ils peuvent renoncer à cette disposition ou si les administrateurs absents ont renoncé à cette disposition ou ont consenti d’une façon ou d’une autre à la tenue de la réunion. Un avis de convocation à la reprise d’une réunion ajournée n’est pas requis si la date, l’heure et le lieu de cette reprise sont annoncés lors de la réunion originale. À moins que les règlements administratifs ne le spécifient, l’avis de convocation n’a pas à préciser l’objet ou l’ordre du jour de la réunion sauf si la réunion des administrateurs abordera une des questions mentionnées au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi. |
7.3 |
Réunions ordinaires
Les réunions du conseil peuvent se dérouler soit en personne, ou soit par conférence téléphonique ou Web.
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7.4 |
Voix prépondérantes Dans toutes les réunions du conseil, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d’égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois. |
7.5 |
Poste vacant Le poste d’un administrateur sera déclaré automatiquement vacant si l’administrateur ne se présente pas à trois (3) réunions consécutives, à moins d’être excusé sur proposition du conseil. |
7.6 |
Participation des membres aux réunions Tout membre peut assister aux réunions du conseil à titre d’observateur en faisant parvenir une demande au président au moins une semaine avant la réunion. Ces demandes seront acceptées à moins que le conseil ait prévu de discuter de questions confidentielles ou délicates. Le président de la réunion peut demander à un membre observateur de sortir de la salle de réunion si le conseil discute de questions confidentielles ou délicates. |
7.7 |
Comités S’il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Le conseil approuve le mandat et la composition des comités et groupes de travail. Tout comité dont il n’est pas fait mention dans les présents règlements peut être destitué par résolution du conseil.
|
7.8 |
Comité Finances et Vérification
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8.1 |
Le comité Gouvernance et Nominations (CGN) est chargé de l’élection du conseil et des dirigeants. Ce comité est présidé par le président. |
8.2 |
Governance and Nominations Committee L’objectif du CGN est d’identifier et d’examiner la qualification des candidats à l’élection au conseil et de ses dirigeants et de formuler des recommandations officielles au conseil. Suite à l’approbation du conseil, le nom des candidats et d’autres informations pertinentes sont affichés sur le site Web de la Section. |
8.3 |
Le comité comprend :
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8.4 |
Nominations au CGN et mandats
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8.5 |
Le CGN est spécifiquement chargé de l’examen annuel des règlements administratifs et de la recommandation de candidats à l’élection et réélection au conseil. Ceci comprend l’élaboration d’un processus officiel de sélection des membres du conseil. |
8.6 |
Le CGN se réunit au moins trois (3) fois par année (soit en personne ou par conférence téléphonique ou Web) et a le pouvoir de convoquer des réunions supplémentaires, selon les circonstances. |
8.7 |
Les recommandations du CGN doivent parvenir au secrétaire de la Section au moins soixante (60) jours avant l’assemblée annuelle. |
8.8 |
Nominations En plus de la liste des candidats recommandés par le CGN, un membre peut poser sa candidature à un poste d’administrateur pourvu qu’il reçoive l’appui écrit de cinq (5) membres. Le secrétaire doit lancer un appel de candidatures aux membres soixante (60) jours avant l’assemblée annuelle. Les nominations doivent être reçues par le secrétaire au moins trente (30) jours avant l’assemblée ordinaire ou extraordinaire à laquelle les administrateurs seront élus. Les administrateurs sont élus par résolution ordinaire des membres présents à une assemblée annuelle ou extraordinaire de membres. |
8.9 |
Conflict of Interest En cas de conflit d’intérêts apparent sur une question particulière, la personne concernée ne participe pas aux discussions du CGN à ce sujet. |
9.1 |
Description des fonctions Les paragraphes suivants précisent en gros les fonctions des administrateurs qui composent le comité exécutif. Ce comité est chargé de la surveillance générale et du contrôle de l’administration et du fonctionnement courant des activités et des affaires internes de la Section. |
9.2 |
Le président : le président doit :
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9.3 |
Le vice-président - Stratégie : le vice-président doit :
|
9.4 |
Le vice-président - Opérations : le vice-président doit :
|
9.5 |
Le secrétaire : Le secrétaire doit:
|
9.6 |
Le trésorier : le trésorier doit :
|
9.7 |
Le comité exécutif, tout en respectant les limites budgétaires approuvées par le conseil, peut nommer des mandataires ou embaucher des employés au besoin et ces personnes jouiront de l’autorité et rempliront les fonctions précisées par le comité exécutif au moment de leur nomination. |
9.8 |
Tous les contrats d’emploi et de services doivent être signés par le président et un (1) autre membre du comité exécutif. Ces contrats seront déposés à une réunion du comité exécutif et peuvent être remis, sur demande, aux autres membres du conseil. |
9.9 |
Sous réserve du plafond établi annuellement par conseil, le président et un (1) autre membre du comité exécutif peuvent approuver les dépenses non prévues au budget. Ces dépenses seront divulguées au conseil lors de sa prochaine réunion. |
9.10 |
Le comité exécutif se réunit au moins six (6) fois par année, dont une (1) fois immédiatement après l’assemblée annuelle de membres et les autres à un intervalle d’environ deux (2) mois à la date, l’heure et le lieu choisit par le président. |
9.11 |
Deux (2) membres du comité exécutif peuvent demander au secrétaire de convoquer une réunion. Le secrétaire convoquera cette réunion en deçà de vingt-et-un (21) jours de la demande. |
9.12 |
Quorum Un quorum de trois (3) membres du comité exécutif est requis pour la conduite des affaires du comité. |
9.13 |
Vacance d’un poste de dirigeant. À moins qu’un dirigeant ne soit révoqué de son poste, un dirigeant sera en poste :
|
10.1 |
Sous réserve de la Loi, les membres de la Section nomment, par voie de résolution ordinaire, à chaque assemblée annuelle, un expert-comptable dont le mandat se terminera à la clôture de l’assemblée annuelle suivante. |
10.2 |
Si à défaut de nomination de l’expert-comptable lors d’une assemblée et de résolution prise en vertu de l’article 182, l’expert-comptable en fonction poursuit son mandat jusqu’à la nomination de son successeur. |
10.3 |
Remuneration La rémunération de l’expert-comptable est fixée par les administrateurs de la Section. |
10.4 |
L’expert-comptable peut assister aux assemblées aux frais de la Section et a le droit d’y être entendu sur toute question relevant de ses fonctions. |
10.5 |
Après la mission de vérification ou d’examen, selon le cas, l’expert-comptable fait rapport, de la manière réglementaire, sur les états financiers que la présente loi ordonne de présenter aux membres, à l’exception des états financiers ou de la partie de ceux-ci se rapportant à la période visée au sous-alinéa 172(1)a)(ii). |
11.1 |
Sous réserve de la Loi, le conseil peut, par résolution, prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de la Section. Un tel règlement administratif, sa modification ou son abrogation, entre en vigueur à la date de la résolution des administrateurs jusqu’à la prochaine assemblée des membres où il y aura confirmation, rejet ou modification de celui-ci par les membres par résolution ordinaire. Si le règlement administratif, sa modification ou son abrogation est confirmé ou confirmé tel que modifié par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le règlement administratif, sa modification ou son abrogation cesse d’être en vigueur s’il n’est pas soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou s’il est rejeté par les membres lors de l’assemblée. |
11.2 |
Les amendements proposés aux règlements administratifs doivent mis à la disposition des membres au moins trente (30) jours avant l’assemblée convoquée dans le but d’examiner lesdits règlements. |
11.3 |
Sous réserve de la Loi, en cas de litige quant à l’intention ou l’interprétation des présents règlements, la décision du conseil sera définitive. |
12.1 |
Non-profit Aucun membre de la Section ne doit profiter d’avantages financiers ou autres, secondaire ou autre, des activités, des comptes financiers et des ressources de la Section, sauf disposition contraire dans les présents règlements. |
12.2 |
Corporation Engagement La Section peut conclure des contrats ou négocier avec des membres, des administrateurs élus au conseil, des membres nommés au sein de comités ou des représentants autorisés de la Section, de toutes entreprises, partenaires ou associations dans lesquelles un ou plusieurs administrateurs, membres ou représentants autorisés sont des administrateurs ou des officiers, y possèdent un intérêt financier ou sont employés par cette autre organisation si les conditions suivantes sont présentes :
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12.3 |
Tous les administrateurs, les membres nommés aux divers comités et les représentants autorisés de la Section doivent agir de manière indépendante conformément à leurs obligations envers la Section et lois applicables, sans égard à leurs autres affiliations, adhésions ou postes. |
12.4 |
Tous les administrateurs, membres nommés aux divers comités et les représentants autorisés doivent divulguer tout intérêt ou affiliation qu’ils peuvent avoir avec une organisation ou un individu avec lesquels la Section a conclu ou peut conclure un contrat, une entente ou toute autre transaction et ils doivent s’abstenir de voter ou d’influencer le vote sur ces questions. |
13.1 |
Tout différend ou controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de la Section doit en autant que possible être réglé conformément aux mécanismes de résolution de conflits basés sur la médiation et l’arbitrage énoncés dans les présents règlements. |
13.2 |
Dispute Resolution Process Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de la Section découlant des statuts ou des règlements administratifs ou s’y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de la Section n’est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de la Section en vertu des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d’un mécanisme de règlement ci-après :
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14.1 |
Sous réserve de la Loi, si la Section est dissoute pour quelque raison, ses actifs seront dispersés à un organisme de charité désigné par les membres habiles à voter après avoir payé les dettes justes, raisonnables et appuyées, en conformité aux exigences légales. |
15.1 |
Sous réserve de la Loi, la Section doit conserver une copie permanente du procès-verbal de toutes les réunions du conseil, un registre de toutes les actions prises par le conseil sans réunion et un registre de toutes les actions prises par un comité du conseil agissant au nom du conseil et au nom de la Section. La Section doit maintenir des livres comptables adéquats. |
15.2 |
List of Records La Section doit conserver une copie des documents suivants à son bureau principal ou à un endroit duquel les documents peuvent être récupérés dans deux (2) jours ouvrables :
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