Règlements

Il est décrété que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de l’organisation:

1. GÉNÉRALITÉS

1.01

Définitions

À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et tous lesautres règlements administratifs de l’organisation:

  1. «membre régulier» désigne toute personne, intéressée à lasainegestion desressources dans le secteur public,qui a participé à au moins une activité d’IGF-Québec au cours de l’exercice financier. Les membres réguliers ont droit departicipation aux réunions de membres et ont droit de vote.
  2. «membre honoraire» désigne un membreà qui le titre de membre à vie a étédécerné. Les membres honoraires ont droit de participation aux réunions demembres et ont droit de vote.De plus, ces membres peuvent profiter d’autresavantages telsque déterminéspar le CA.
  3. «assemblée de membres»s’entend d’une assemblée annuelle ouextraordinaire desmembres;
  4. «assemblée extraordinaire de membres» s’entend d’une assemblée d’uneou deplusieurs catégoriesde membres ou d’une assemblée extraordinaire detous les membres ayant le droit de vote à uneassemblée annuelle de membres;
  5. «conseil d’administration»s’entend du conseil d’administration del’organisation et « administrateur “s’entend d’un membre du conseil;
  6. «Loi» la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch.23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlementqui pourraient les remplacer, ainsi que leursmodifications;
  7. «proposition» s’entend d’une proposition présentée par un membre del’organisation qui répond auxexigences de l’article 163 (Proposition d’unmembre) de la Loi;
  8. «règlement» désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsiqueleursmodifications oumises à jour, qui sont en vigueur;
  9. « règlement administratif » désigne le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l’organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;
  10. « résolution extraordinaire » s’entend d’une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées;
  11. « résolution ordinaire » s’entend d’une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées;
  12. « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d’arrangement et les statuts de reconstitution.
1.02

Interprétation

Dans l’interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et une organisation non dotée d’une personnalité morale.
Autrement que tel que spécifié au point 1.01 ci-haut, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

1.03

Sceau de l'organisation

L’organisation peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le conseil d’administration. Le secrétaire de l’organisation est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d’administration.

1.04

Signature des documents

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l’organisation peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil d’administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l’organisation, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un document, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de l’organisation est conforme à l’original.

1.05

Fin de l'exercice

La fin de l’exercice de l’organisation est déterminée par le conseil d’administration.

1.06

Opérations bancaires

Les opérations bancaires de l’organisation sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d’administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l’organisation ou d’autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d’administration.

1.07

États financiers annuels

Au lieu d’envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, l’organisation peut publier un avis indiquant que ces documents peuvent être obtenus au siège de l’organisation et que tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au siège même ou par courrier affranchi.

2. ADHÉSION - QUESTIONS NÉCESSITANT UNE RÉSOLUTION EXTRAORDINAIRE

2.01

Conditions d'adhésion

Sous réserve des statuts, l’organisation compte deux(2) catégories de membres, à savoir les membres réguliers et les membres honoraires.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier à cet article des règlements administratifs si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197 (1 )(e), (h), (1). ou (m).

2.02

Avis d'assemblée des membres

Un avis faisant état des date, heure et lieu d’une assemblée de membres est envoyé à chaque membre habile à voter selon au moins une des méthodes suivantes :

  1. par la poste, par messager ou en mains propres, l’avis étant envoyé à chaque membre habile à voter à l’assemblée, au cours de la période commençant soixante (60) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant;
  2. par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l’avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l’assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

2.03

Vote des membres absents par la poste

En vertu du paragraphe 171 (1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre habile à voter à une assemblée des membres peut exercer ce droit en utilisant un bulletin de vote envoyé par la poste si l’organisation a mis en place un système qui permet à la fois :

  1. de recueillir le vote de façon à ce qu’il puisse être vérifié subséquemment;
  2. de présenter à l’organisation le résultat du vote sans toutefois qu’il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée des membres sont autorisés à voter.

3. DROITS D'ADHÉSION, FIN DE L'ADHÉSION ET MESURES DISCIPLINAIRES

3.01

Droits d'adhésion

Les droits d’adhésion des membres sont gratuits.
La durée de l’adhésion correspond à l’année financière au cours de laquelle le membre a participé à l’une des activités organisées par IGF-Québec et se termine à la suite de l’Assemblée Générale Annuelle (AGA) suivant cette fin d’année financière.

3.02

Mesures disciplinaires contre les membres

Le conseil d’administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l’organisation pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

  1. la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’organisation;
  2. une conduite susceptible de porter préjudice à l’organisation, selon l’avis du conseil d’administration à son entière discrétion;
  3. toute autre raison que le conseil d’administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d’intention de l’organisation;

Si le conseil d’administration détermine qu’un membre doit être suspendu ou expulsé de l’organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l’avis reçu. Si aucune réponse écrite conformément à cette disposition, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’organisation. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d’administration l’examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d’administration est finale et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel.

4. ASSEMBLÉES DES MEMBRES

4.01

Personnes en droit d'assister à une assemblée

Les seules personnes en droit d’assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l’auditeur de l’organisation ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l’organisation. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l’invitation du président de l’assemblée ou par résolution des membres.

4.02

Président d'assemblée

Si le président et le vice-président du conseil d’administration sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l’assemblée choisissent l’un d’entre eux pour présider l’assemblée.

4.03

Quorum

Le quorum fixé pour toute assemblée des membres (à moins que la Loi n’exige un nombre plus élevé de membres) correspond à la présence de vingt-cinq (25) membres ayant le droit de voter à une telle assemblée, que ce soit de façon personnelle ou représentés par un fondé de pouvoir par les membres habiles à voter à l’assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer.

4.04

Voix prépondérantes

À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l’assemblée vote une deuxième fois.

5. ADMINISTRATEURS

5.01

Élection et mandat

Sous réserve des statuts, les membres élisent les administrateurs lors de leur première assemblée et de chaque assemblée annuelle où une élection des administrateurs est requise. Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la deuxième assemblée annuelle suivante.

6. RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

6.01

Convocation de réunions

Les réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées par son président, son vice-président ou par deux (2) administrateurs à n’importe quel moment.

6.02

Avis de réunion

Un avis précisant les dates, heure et lieu d’une réunion du conseil d’administration est donné, de la manière prescrite à l’article 8.01 du présent règlement administratif, à chaque administrateur de l’organisation au plus tard trois (3) jours avant la date prévue. Cet avis est communiqué par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre. Cet avis n’est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu’aucun d’entre eux ne s’oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l’avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L’avis d’ajournement d’une réunion n’est pas nécessaire si les dates, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n’est pas nécessaire que l’avis de réunion du conseil d’administration précise l’objet ou l’ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion.

Dans tous les cas où le président du conseil, le vice-président du conseil, le président ou le vice-président qui est un administrateur considère, à sa discrétion, qu’il est urgent de convoquer une réunion des administrateurs, il peut donner avis d’une réunion des administrateurs par tout moyen de communication téléphonique électronique ou autre au moins vingt-quatre (24) heures avant le moment fixé pour la réunion.

6.03

Réunions ordinaires

Le conseil d’administration peut désigner une ou plusieurs journées d’un ou de plusieurs mois pour des réunions ordinaires dont l’heure et le lieu seront fixés par la suite. Une copie de toute résolution du conseil fixant l’heure et le lieu des réunions ordinaires du conseil d’administration est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption. Aucun autre avis n’est nécessaire pour une autre réunion ordinaire sauf si le paragraphe 136(3) (Avis de la réunion) de la Loi exige que l’objet ou l’ordre du jour soient précisés dans l’avis.

6.04

Voix prépondérante

Dans toutes les réunions du conseil d’administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d’égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois.

6.05

Comités

S’il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil d’administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant du conseil d’administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d’un comité peut être destitué par résolution du conseil d’administration.

7. DIRIGEANTS

7.01

Description des postes

Sauf indication contraire de la part du conseil d’administration, le dirigeant peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs. Si des postes sont créés au sein de l’organisation et que des dirigeants y sont nommés, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :

  1. Président – Le président est nommé par les administrateurs et choisi parmi les administrateurs. Il a les pouvoirs et remplit les fonctions qui lui sont attribués par les présents règlements et a tous les autres pouvoirs et remplit toutes les autres fonctions que le conseil d’administration peut déterminer de temps à autre. À moins qu’une autre personne ne soit nommée chef de la direction, le président est le chef de la direction et il a tous les pouvoirs et remplit toutes les fonctions attachés à ce titre sauf dans la mesure où, s’il y a lieu, le conseil d’administration en décide autrement.
  2. Vice – président ou vice-présidents – Le ou les vice-présidents ont les pouvoirs et remplissent les fonctions qui lui ou leur sont attribuées par les présents règlements et ils ont tous les autres pouvoirs et remplissent toutes les autres fonctions que le conseil d’administration peut leur attribuer de temps à autre. En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de défaut d’agir du président, le vice-président ou, s’il y a plusieurs vice-présidents, celui d’entre eux qui a été désigné à cette fin par résolution du conseil d’administration, peut exercer les pouvoirs et remplir les fonctions du président et, si ce vice-président exerce certains des pouvoirs ou certaines des fonctions du président, il est présumé que le président est absent, incapable, omet ou refuse d’agir, pourvu, cependant, qu’aucun vice-président qui n’est pas administrateur ne puisse présider une réunion du conseil d’administration ni une assemblée des membres, à moins qu’il n’ait le droit d’y assister.
  3. Chef de la direction – Le chef de la direction exerce, sauf dans la mesure, s’il y a lieu, où le conseil d’administration en décide autrement, un contrôle général sur les affaires de l’organisation et la surveillance de celles-ci.
  4. Secrétaire et secrétaires adjoints – Il appartient au secrétaire de donner et signifier tous les avis de la part de l’organisation. Il tient les procès-verbaux de toutes les assemblées des membres et les réunions du conseil d’administration et les conserve dans un ou plusieurs livres à cette fin. Il a la garde des dossiers de l’organisation, y compris les registres contenant le nom et l’adresse des membres et des administrateurs de l’organisation, ainsi que copie de tous les rapports que prépare l’organisation et tous les autres livres et documents que le conseil d’administration détermine. Il a la responsabilité de tenir et de produire tous les registres, rapports, certificats et autres documents que l’organisation doit tenir et produire en vertu de la loi et qui ne sont pas sous la responsabilité d’un autre dirigeant ou agent de l’organisation. Il accomplit toutes les tâches propres à sa charge sous réserve du contrôle du conseil d’administration et il a tous les autres pouvoirs et remplit toutes les autres fonctions que le conseil d’administration peut lui attribuer de temps à autre. Les secrétaires adjoints peuvent accomplir toutes les fonctions du secrétaire qui leur sont déléguées de temps à autre par le conseil d’administration ou par le secrétaire.
  5. Trésorier et trésoriers adjoints – Lorsque le secrétaire cumule la fonction trésorier, il peut, au gré du conseil d’administration, être appelé « secrétaire-trésorier »; de même lorsqu’un secrétaire adjoint cumule la fonction de trésorier adjoint, il peut, au gré du conseil d’administration, être appelé « secrétaire-trésorier adjoint ». Les fonctions et pouvoirs de tous les autres dirigeants de l’organisation sont déterminés en fonction de leur mandat ou des exigences du conseil d’administration ou du président. Sous réserve de la Loi, le conseil d’administration peut modifier, accroître ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout dirigeant.

 

7.02

Vacance d'un poste

Sauf disposition contraire d’une convention écrite, le conseil d’administration peut, pour un motif valable, destituer n’importe quel dirigeant de l’organisation. A moins d’être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu’au premier des événements suivants :

  1. son successeur a été nommé;
  2. le dirigeant a présenté sa démission;
  3. le dirigeant a cessé d’être un administrateur (s’il s’agit d’une condition de la nomination);
  4. le dirigeant est décédé.

Si le poste d’un dirigeant de l’organisation est ou deviendra vacant, les administrateurs peuvent nommer par résolution une personne pour le combler.

8. AVIS

8.01

Mode de communication des avis

Tout avis (notamment toute communication ou tout document) à donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu’un avis d’une assemblée des membres, en vertu de la Loi, des statuts, des règlements administratifs ou d’une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable sera réputé avoir été donné dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  1. s’il est remis en mains propres au destinataire ou livré à son adresse figurant dans les registres de l’organisation ou, dans le cas d’un avis à un administrateur, à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l’organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur);
  2. s’il est posté au destinataire par courrier ordinaire ou service aérien payé d’avance à son adresse figurant dans les registres de l’organisation;
  3. s’il est transmis au destinataire par communication téléphonique, électronique ou autre à son adresse figurant dans les registres de l’organisation à cette fin;
  4. s’il est transmis sous la forme d’un document électronique conformément à la partie 17 de la Loi.

Un avis ainsi transmis est réputé avoir été donné lorsqu’il est remis en mains propres ou livré à l’adresse figurant aux registres de l’organisation; un avis posté est réputé avoir été donné au moment où il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et un avis envoyé par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputé avoir été donné lorsqu’il est transmis ou livré à l’entreprise ou à l’organisme de communication approprié ou à son représentant aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l’adresse figurant aux registres de l’organisation pour tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d’un comité du conseil d’administration conformément à l’information qu’il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu’un avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de l’avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l’organisation sur tout avis ou tout autre document que donnera l’organisation peut être manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée ou partiellement manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée.

8.02

Invalidité d'une disposition du présent règlement administratif

L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l’applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

8.03

Omissions et erreurs

La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable, la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque l’organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis.

9. ENTRÉE EN VIGUEUR

9.01

Entrée en vigueur

Sous réserve des questions qui nécessitent une résolution extraordinaire des membres, les présents règlements administratifs entrent en vigueur dès leur adoption par le conseil d’administration.

NOUS CERTIFIONS que les présents règlements administratifs n° 1 ont été adoptés par résolution du conseil d’administration et confirmés par résolution extraordinaire des membres de l’organisation le 20 septembre 2017.

Daté le 8 décembre 2017.

Original signé par :
Isabelle Savard, Administratrice IGF-Québec ___________________________________
Secrétaire