Il est décrété que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de l’organisation:
1.01 |
Définitions À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et tous lesautres règlements administratifs de l’organisation:
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1.02 |
Interprétation Dans l’interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et une organisation non dotée d’une personnalité morale. |
1.03 |
Sceau de l'organisation L’organisation peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le conseil d’administration. Le secrétaire de l’organisation est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d’administration. |
1.04 |
Signature des documents Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l’organisation peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil d’administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l’organisation, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un document, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de l’organisation est conforme à l’original. |
1.05 |
Fin de l'exercice La fin de l’exercice de l’organisation est déterminée par le conseil d’administration. |
1.06 |
Opérations bancaires Les opérations bancaires de l’organisation sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d’administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l’organisation ou d’autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d’administration. |
1.07 |
États financiers annuels Au lieu d’envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, l’organisation peut publier un avis indiquant que ces documents peuvent être obtenus au siège de l’organisation et que tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au siège même ou par courrier affranchi. |
2.01 |
Conditions d'adhésion Sous réserve des statuts, l’organisation compte deux(2) catégories de membres, à savoir les membres réguliers et les membres honoraires. En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier à cet article des règlements administratifs si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197 (1 )(e), (h), (1). ou (m). |
2.02 |
Avis d'assemblée des membres Un avis faisant état des date, heure et lieu d’une assemblée de membres est envoyé à chaque membre habile à voter selon au moins une des méthodes suivantes :
En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres. |
2.03 |
Vote des membres absents par la poste En vertu du paragraphe 171 (1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre habile à voter à une assemblée des membres peut exercer ce droit en utilisant un bulletin de vote envoyé par la poste si l’organisation a mis en place un système qui permet à la fois :
En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée des membres sont autorisés à voter. |
3.01 |
Droits d'adhésion Les droits d’adhésion des membres sont gratuits. |
3.02 |
Mesures disciplinaires contre les membres Le conseil d’administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l’organisation pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :
Si le conseil d’administration détermine qu’un membre doit être suspendu ou expulsé de l’organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l’avis reçu. Si aucune réponse écrite conformément à cette disposition, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’organisation. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d’administration l’examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d’administration est finale et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel. |
4.01 |
Personnes en droit d'assister à une assemblée Les seules personnes en droit d’assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l’auditeur de l’organisation ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l’organisation. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l’invitation du président de l’assemblée ou par résolution des membres. |
4.02 |
Président d'assemblée Si le président et le vice-président du conseil d’administration sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l’assemblée choisissent l’un d’entre eux pour présider l’assemblée. |
4.03 |
Quorum Le quorum fixé pour toute assemblée des membres (à moins que la Loi n’exige un nombre plus élevé de membres) correspond à la présence de vingt-cinq (25) membres ayant le droit de voter à une telle assemblée, que ce soit de façon personnelle ou représentés par un fondé de pouvoir par les membres habiles à voter à l’assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer. |
4.04 |
Voix prépondérantes À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l’assemblée vote une deuxième fois. |
5.01 |
Élection et mandat Sous réserve des statuts, les membres élisent les administrateurs lors de leur première assemblée et de chaque assemblée annuelle où une élection des administrateurs est requise. Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la deuxième assemblée annuelle suivante. |
6.01 |
Convocation de réunions Les réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées par son président, son vice-président ou par deux (2) administrateurs à n’importe quel moment. |
6.02 |
Avis de réunion Un avis précisant les dates, heure et lieu d’une réunion du conseil d’administration est donné, de la manière prescrite à l’article 8.01 du présent règlement administratif, à chaque administrateur de l’organisation au plus tard trois (3) jours avant la date prévue. Cet avis est communiqué par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre. Cet avis n’est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu’aucun d’entre eux ne s’oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l’avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L’avis d’ajournement d’une réunion n’est pas nécessaire si les dates, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n’est pas nécessaire que l’avis de réunion du conseil d’administration précise l’objet ou l’ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion. Dans tous les cas où le président du conseil, le vice-président du conseil, le président ou le vice-président qui est un administrateur considère, à sa discrétion, qu’il est urgent de convoquer une réunion des administrateurs, il peut donner avis d’une réunion des administrateurs par tout moyen de communication téléphonique électronique ou autre au moins vingt-quatre (24) heures avant le moment fixé pour la réunion. |
6.03 |
Réunions ordinaires Le conseil d’administration peut désigner une ou plusieurs journées d’un ou de plusieurs mois pour des réunions ordinaires dont l’heure et le lieu seront fixés par la suite. Une copie de toute résolution du conseil fixant l’heure et le lieu des réunions ordinaires du conseil d’administration est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption. Aucun autre avis n’est nécessaire pour une autre réunion ordinaire sauf si le paragraphe 136(3) (Avis de la réunion) de la Loi exige que l’objet ou l’ordre du jour soient précisés dans l’avis. |
6.04 |
Voix prépondérante Dans toutes les réunions du conseil d’administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d’égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois. |
6.05 |
Comités S’il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil d’administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant du conseil d’administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d’un comité peut être destitué par résolution du conseil d’administration. |
7.01 |
Description des postes Sauf indication contraire de la part du conseil d’administration, le dirigeant peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs. Si des postes sont créés au sein de l’organisation et que des dirigeants y sont nommés, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :
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7.02 |
Vacance d'un poste Sauf disposition contraire d’une convention écrite, le conseil d’administration peut, pour un motif valable, destituer n’importe quel dirigeant de l’organisation. A moins d’être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu’au premier des événements suivants :
Si le poste d’un dirigeant de l’organisation est ou deviendra vacant, les administrateurs peuvent nommer par résolution une personne pour le combler. |
8.01 |
Mode de communication des avis Tout avis (notamment toute communication ou tout document) à donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu’un avis d’une assemblée des membres, en vertu de la Loi, des statuts, des règlements administratifs ou d’une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable sera réputé avoir été donné dans l’un ou l’autre des cas suivants :
Un avis ainsi transmis est réputé avoir été donné lorsqu’il est remis en mains propres ou livré à l’adresse figurant aux registres de l’organisation; un avis posté est réputé avoir été donné au moment où il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et un avis envoyé par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputé avoir été donné lorsqu’il est transmis ou livré à l’entreprise ou à l’organisme de communication approprié ou à son représentant aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l’adresse figurant aux registres de l’organisation pour tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d’un comité du conseil d’administration conformément à l’information qu’il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu’un avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de l’avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l’organisation sur tout avis ou tout autre document que donnera l’organisation peut être manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée ou partiellement manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée. |
8.02 |
Invalidité d'une disposition du présent règlement administratif L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l’applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif. |
8.03 |
Omissions et erreurs La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable, la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque l’organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis. |
9.01 |
Entrée en vigueur Sous réserve des questions qui nécessitent une résolution extraordinaire des membres, les présents règlements administratifs entrent en vigueur dès leur adoption par le conseil d’administration. NOUS CERTIFIONS que les présents règlements administratifs n° 1 ont été adoptés par résolution du conseil d’administration et confirmés par résolution extraordinaire des membres de l’organisation le 20 septembre 2017. Daté le 8 décembre 2017. Original signé par : |